İş Yerinde Kötü Yazma Becerilerinizi Nasıl Geliştirebilirsiniz?

İşyerinde etkili bir şekilde yazmanızın gerekmesinin önemli bir nedeni varsa, o da şudur: Yazınızın kalitesi okuyucu üzerinde kalıcı bir izlenim bırakır. Bu okuyucu patronunuz, bir müşteriniz veya sizinle milyar dolarlık bir iş anlaşması yapmaya hazır bir kişi olabilir.

Hiç ilginizi hemen kaybetmenize neden olan kötü yazılmış bir belge okudunuz mu? O kadar kötü yazılmıştı ki, yazara olan güveninizi yitirdiniz ve kendinize yazarın neden zamanınızı boşa harcadığını sordunuz? Can sıkıcı hamamböcekleri gibi önemsiz kutunuza giren önemsiz e-postalara ne dersiniz? Bahsettiklerimi biliyorsunuz: vitamin, yazılım ve seks yardımcıları atanlar. Bu e-postalar, yazım hatalarının, gramer hataları, yazım hataları ve baştan savma cümlelerin en büyük göstergesidir. Bu e-postaların satış getireceğinden şüpheliyim çünkü zayıf yazma stilleri okuyucuyu hemen yabancılaştırıyor.

Yazınız patronunuz, müşterileriniz veya iş arkadaşlarınız üzerinde nasıl bir izlenim bırakıyor? Yazınız okuyucuları yabancılaştırıyor mu, satışlarınızı veya müşterilerinizi kaybetmenize mi yoksa iş promosyonlarına mal oluyor mu? Yoksa yazılarınız sadık okuyucu akışları mı oluşturuyor, şirket için satışları artırıyor ve işinizde yılda altı rakam kazanmanıza yardımcı oluyor mu?

İşyerinde ne tür bir yazı yaparsanız yapın, her zaman şu gerçeği bilin: Okuyucular, yazılarınızın kalitesinin becerilerinizi, iş ahlakınızı ve bir kişi olarak dürüstlüğünüzü yansıttığına inanırlar. Eğer güzel, net ve canlı bir şekilde yazarsanız, okuyucu size güvenir ve hızlı bir şekilde ilişki kurabilirsiniz. Yazınız özensiz, düzensiz ve hatalarla dolu ise, okuyucu çalışmanızın geri kalanının kusurlu olduğunu, iş ahlakınızın hatalı olduğunu ve belki de bir kişi olarak kusurlu olduğunuzu varsayar. Bu okuyucu neden vaktini sizin çöpünüzün geri kalanını okuyarak harcasın ve hatta sizinle iş yapsın?

Bu makale, yazınızı iyileştirmenize yardımcı olacak ve açıklık, basitlik ve etkili iletişim kurmanıza yardımcı olacak, bir daha asla önemsiz şeyler yazmayacağınız için güvenli stratejiler sunar. Bir makaleyi planlama, yazma ve iyileştirmede size rehberlik edecek beş ustaca adım öğreneceksiniz; ve yaygın yazım hatalarından nasıl kaçınacağınızı öğreneceksiniz.

AMAÇ! ATEŞ! ATEŞ!

Mükemmel bir yazar olmak için ilk göreviniz amacınızı belirlemektir.

Yidiş romancı, oyun yazarı ve denemeci Sholem Asch bir keresinde şöyle demişti: Söyleyecek bir şeyin varsa yazmak daha kolay gelir.

Yazınızla hangi mesajı iletmek istiyorsunuz?

Amacınızı belirlemek için kendinize sorun:

1) Bu belgeyi neden yazıyorum?
2) Neyi iletmek istiyorum?
3) Bilgilendirmek, eğitmek, raporlamak, ikna etmek, meydan okumak veya eğlendirmek ister miyim?

Amacınızı geliştirmek, okuyucunuz için en iyi yazı stilini benimsemenize yardımcı olacaktır. Örneğin, bir eğitim belgesi eğlence için yazılmış olandan daha resmi olacaktır.

OKUYUCULARINIZLA BAĞLANIN

Etkili yazmak için okuyucularınızla güçlü bir şekilde bağlantı kurmanız gerekir. Kendine sor:

1) Bunu kimin için yazıyorum? Meslektaşlarım, amirim, çalışanlardan oluşan ekibim veya müşterilerimiz için mi yazacağım?

2) Okuyucularımın ne kadar bilgiye ihtiyacı var?

3) Okurlarım konuya ne kadar aşina?

4) Okuyucularımın ne kadar zamanı var? Okurlarım, gerçeklerin ve istatistiklerin kısa ve öz bir sunumunu mu yoksa daha fazla anlatım ve açıklamayı mı tercih ederdi?

Hedef kitlenizi bilmek, okuyucularınıza hitap edecek şekilde içerik yazmanıza olanak tanır.

BELGENİZİ ŞEKİLLENDİRİN

Amacınızı biliyorsunuz. Belgenizi muhtemelen okuyacak kişileri biliyorsunuz. Şimdi belgenizi planlayın. Hangi bilgileri içerecek? Hangi bilgiler büyük olasılıkla okuyucuyu yakalayacak ve ilgilerini koruyacak? Hangi noktaları geçmeniz gerekiyor? Kaba bir fikir taslağıyla başlayın. Ardından ana hatları gözden geçirin ve daha fazla bilgi ve daha fazla ayrıntı ekleyin. Bir taslak, belgenizin yapısını oluşturacaktır. Yakında yazınız daha kolay, hızlı ve daha net gelecek.

EN İYİ BİLDİĞİNİZİ YAZIN

Bu aşamada, taslağınızı okuyun ve ilk taslağı yazın. Belgenin ana fikrini oluşturun ve tartışmanızı destekleyin. Boş beyaz bir sayfa size far gibi gözüküyorsa, en iyi bildiğiniz konu hakkında yazmaya başlayın. Amerikalı romancı Jack London’a göre, ilham bekleyemezsiniz. Bir sopayla peşinden gitmelisin. Fikirler size sıra dışı gelirse sıra hakkında endişelenmeyin. Daha sonra kesip yapıştırabilirsiniz.

SÖZCÜK KİLO KAYBI

Vaktiniz varsa belgeden uzaklaşın. Taze bir zihinle ona daha sonra geri dönün. Şimdi gereken yere malzeme ekleyin. Gereksiz bölümleri ortadan kaldırın. Söylemek istediklerinizi iletmek için metni düzeltin. Unutmayın: daha az daha çoktur. Fikirleri tekrar etmemeye çalışın. Gerekmedikçe tekrar etmek okuyucu için yorucudur. Parçayı ilerletmeye devam edin. Canlı bir tempo kullanın. Puanlarınızda verimli bir şekilde ilerleyin.

Aşağıdaki bölümler, en yaygın yazma sorunlarından bazılarını ele almaktadır. Daha net, etkili ve canlı yazmak için bu ipuçlarını kullanın.

I.) PUNCTUATION

a) Kesme işaretleri

İyelik biçiminde kesme işareti kullanmayın.

Yanlış: Bölümümüz geçtiğimiz hafta 2005 yılına ait raporlarını sunmuştur.
Doğru: Bölümümüz geçtiğimiz hafta 2005 yılına ait raporlarını sundu.

Onun, kendisinin ve bizimki iyelik biçimlerinde kesme işareti kullanmayın.

Yanlış: Pencere ofisi onun.
Doğru: Pencere ofisi onun.

Çoğul isimlerde kesme işareti kullanmayın.

Yanlış: Kaç yeni bilgisayar alıyoruz?
Doğru: Kaç yeni bilgisayar alıyoruz?

b) Virgül

İki tam cümleyi virgülle birleştirmeyin.

Yanlış: Toplantı iptal edildi, işimi erken bitirdim.
Doğru: Toplantı iptal edildi, bu yüzden işimi erken bitirdim.
Doğru: Toplantı iptal edildiğinden işimi erken bitirdim.

II.) MEKANİK

a) Bölünmüş Mastarlar

Fiil ile mastar hali arasına kelime eklemeyin.

Yanlış: Son teslim tarihini biraz sıkmamız gerektiği söylendi.

Doğru: Son teslim tarihini biraz sıkmamız gerektiği söylendi.

III.) YAZIM

a) Çok şey her zaman iki kelimedir.

Yanlış: Yapacak çok işim var.
Doğru: Yapacak çok işim var.

b) To, genellikle bir fiilin (gitmek) mastar halinden önce kullanılan bir işlev kelimesidir.

c) Too, aşırı (çok zor) anlamına gelen bir zarftır.

d) İki, 2 sayısını ifade eder.

Yanlış: Bu dosya dolabı taşınmam için çok ağır.
Doğru: Bu dosya dolabı taşınamayacak kadar ağır.

e) Bir yeri (orada) belirten bir zarf var.

f) Sahipliği (bilgisayarlarını) gösteren iyelik kelimesi.

g) Bunlar kasılma şeklidir.

Yanlış: Bu çeyrek için sonuçlar mükemmeldi.
Doğru: Bu çeyrekte elde ettikleri sonuçlar mükemmeldi.

Yanlış: Bugün çok çalışıyorlar.
Doğru: Bugün çok çalışıyorlar.

IV.) STİL

a) Cümle Çeşitliliği

Daha canlı yazmak için cümle yapısı farklıdır. Alternatif başlangıç ​​yollarını kullanın ve farklı cümle uzunlukları oluşturmak için kısa cümleleri birleştirin.

Önce:

Bu hafta tüm yeni hesapların dosyalarını düzenledim. Sonra daha verimli bir etiketleme sistemi oluşturdum. Her şeyi renklerle kodladım. Tüm kağıt dosyaların elektronik olarak belgelendiğinden emin oldum. Bu dosyaları boş dosya dolabına koydum.

Sonra:

Bu hafta yeni hesapların dosyalarını düzenledim ve daha verimli bir renk kodlu etiketleme sistemi oluşturdum. Tüm kağıt dosyaları elektronik olarak belgeledikten sonra, bu dosyaları boş dosya dolabına koydum.

V.) AKTİF SES – PASİF SES

İngiliz dilinin iki “sesi” vardır: aktif ses (özne bir eylem gerçekleştirir); ve pasif ses (konu üzerinde hareket edilir). İş iletişiminde, tüm iyi yazarlar aktif bir sesle yazarlar. Tembel yazarlar pasif bir sesle yazarlar. Aktif bir sesle yazmak cümlelerinizi kısaltır ve yazınızın daha doğrudan ve resmi görünmesini sağlar.

Örnekler:

PASİF: Tarif kitabı onun tarafından okunur.
AKTİF: Tarif kitabını okuyor.

PASİF: Radyo anonsu herkes tarafından dinlenmelidir.
AKTİF: Radyo anonslarını herkes dinlemelidir.

PASİF: Fotoğraf, fotoğrafçı tarafından çekiliyor.
AKTİF: Fotoğrafçı fotoğrafı çekiyor.

YARARLI KAYNAKLAR

Yaygın yazım hatalarını düzeltme hakkında daha fazla bilgi edinmek için Elektronik Yazma Kursuna (http://www.ElectronicWritingCourse.com) göz atın. İyi yazmanın ve düzenlemenin temellerini öğreten bir programdır. Belgenizi 36.000 stil ve kullanım hatasına karşı kontrol etmek istiyorsanız, StyleWriter’a (http://www.StyleWriter-USA.com) göz atın. Bu bir stil ve kullanım Düz İngilizce denetleyicisi. Daha canlı ve yaratıcı bir şekilde yazmak istiyorsanız, WhiteSmoke Yazılımına (http://www.WhiteSmokeSoftware.com) göz atın. Metninizi düzelten ve zenginleştiren bir programdır.

Bu yönergeleri izlerseniz, işyerinde kötü şeyler yazmanıza engel olursunuz. Yazınız canlı, net ve öz olacak ve okuyucularla yakınlık kuracaksınız. Belki de şimdi maaş zammı isteyen mükemmel yazılmış bir e-postayı patronunuza e-posta ile göndermenin zamanı gelmiştir?