Etkili Personel Toplantıları Nasıl Düzenlenir

Pek çok insan, gerçekten tek yaptıkları resmi sesli sohbetle dolu bir partiye ev sahipliği yapmak olduğunda, etkili toplantılar yaptıklarına inanıyor. Daha da kötüsü, herkesi sıkan bir monolog sunarlar. Her iki durumda da, toplantıları çok az şey üretiyor.

Kısa ve etkili bir personel toplantısının nasıl yapılacağı aşağıda açıklanmıştır.

1) Genel olarak. Bunları kısa tutun. Çoğu personel toplantısı bir saatten az sürmelidir. Personelinizin zamanlarını toplantılarda oturmak yerine işletmeniz için para kazandıran şeyler üzerinde çalışarak geçirmesini istiyorsunuz. Onları olumlu tutun. Negatif toplantılar hakaret, alay ve saldırılar içerir. Bu faaliyetler, her zaman şirketinizin parasına mal olan dikkat ve kızgınlık yaratır. Onları etkileşimli tutun. Personeliniz zeki insanlardan oluşuyor. Organizasyonunuzun etkinliğini artırmak için toplantılarınızda onları işe koyun.

2) Haberleri paylaşın. Grubunuzun üyelerine, sorumluluk alanlarında kaydedilen ilerlemeyi rapor etmeleri için bir dakika verin. Bunun, temel bilgilerin madde işaretli raporlarıyla sonuçlandığını göreceksiniz. Aynı zamanda insanların felsefe yapmasını, açıklamasını, gerekçelendirmesini, eleştirmesini ve diğer verimsiz faaliyetlerde bulunmasını engeller. Bir zaman bütçesi planlayın: 8 ila 10 dakika.

3) Bir şeyler öğretin. Grubunuza fayda sağlayan bazı beceriler veya teknolojiler hakkında 10 dakikalık bir sunum yapması için bir misafir uzmanı davet edin. Uzmana pratik fikirlerin mantıklı bir açıklamasını istediğinizi söyleyin. Ayrıca, grubunuzun üyelerinden sırayla diğerlerinin yararına olan konularda kısa eğitimler vermelerini isteyebilirsiniz. Bir zaman bütçesi planlayın: 10 ila 15 dakika.

4) Becerileri uygulayın. İşinizde ihtiyaç duyulan becerileri geliştiren veya öğreten takım öğrenme etkinlikleri oluşturun. Örneğin, rol yapma iş becerileri (özellikle satış ekipleri için yararlıdır), bulmacaları çözebilir (ileri teknoloji grupları için yararlıdır) veya sınavlara girebilirsiniz (herkes için yararlıdır). Grup üyelerinden sırayla, değerli bir beceriyi gözden geçiren veya öğreten bir etkinlik getirmelerini isteyin. Bu aktiviteyi, temel fikirlerin kısa bir özetiyle takip edin. Daha sonra grup üyelerinden, çalışmalarını geliştirmek için bu fikirlerin nasıl uygulanabileceğine dair on beş saniyelik bir rapor vermelerini isteyin. Bir zaman bütçesi planlayın: 10 ila 20 dakika.

5) Sorunları çözün. Her grup üyesine mevcut bir proje üzerinde çalışmayı engelleyen bir meydan okumayı tanımlamaları için bir dakika verin ve ardından herkesin çözümler önermesine izin verin. Öneriler kısa olmalı ve kendini yücelten açıklamalar veya motivasyon vaazları içermemelidir. Bu süreç aynı zamanda başarılı olmak için olumlu ve destekleyici bir ortam gerektirir. Bu, bireyi alay etmek, aşağılamak veya eleştirmek için kullanılırsa, insanlar dikkat edilmesi gereken konuları açıklama konusunda isteksiz olacaktır. Bir zaman bütçesi planlayın: Kişi başına 3 ila 6 dakika.

6) Bir kolaylaştırıcı kullanın. Bir kolaylaştırıcı, sonuçların önemli olduğu yerlerde toplantılar düzenlemenize yardımcı olacaktır. Bu şekilde, zamanınızı toplantıyı yönetmekle harcamak yerine katılabilirsiniz. İyi bir kolaylaştırıcı, toplantınızı herkesin desteklediği sonuçlara doğru hareket ettiren grup karar alma süreçlerini bilir.