ERP Sistemi Nasıl Seçilir ve Uygulanır

ERP NEDİR?

ERP, yaygın olarak kullanılan ancak muhtemelen iyi anlaşılmamış bir terimdir. Kurumsal Kaynak Planlaması anlamına gelir ve başlangıçta üretim şirketlerini hedeflemesine rağmen, bugün bir kuruluşta kullanılabilecek herhangi bir ürünü kapsamaktadır. Etkili bir şekilde uygulandığında, ERP, şirketlerin geleneksel organizasyonel siloları parçalamasını ve bunların yerine strateji, organizasyon yapısı, süreç ve teknolojinin yakından uyumlu olduğu sıkı bir şekilde entegre edilmiş yatay bir yapıya geçmesini sağlar. Uygulamalar finans, dağıtım, üretim, insan kaynakları, maaş bordrosu ve proje maliyetlendirmesini içerebilir.

Bir muhasebe sistemi ile ERP arasında çok fazla kafa karışıklığı var. Geçmişte, bir muhasebe sistemi sadece finansla sınırlıydı, ancak bu son birkaç yılda değişti ve şimdi bir muhasebe sistemi ile bir ERP sistemi arasında ayrım yapmak zor. Aralarındaki fark, aşağıdaki çizelgede görülebileceği gibi bir derece meselesidir.

Kriterler
Muhasebe Sistemi ERP
Kurumsal Çapta Belki Evet
Ölçeklenebilir Kısmen Evet
Düşükten Ortaya Yüksek Ücretler
Uygulama Ücretlerinin Oranı: Lisans <1> 1
Özelleştirme yetenekleri Kapsamlı Olur
İşlevsellik Kapsamlı
Teknoloji Platformu Tek Çoklu

Analiz
Kritik Başarı Faktörlerini (CSF’ler) anlayarak başlayın
CSF’ler, başarılı olmak için iyi yapmanız gereken şeyler olarak tanımlanır. CSF’leri, bir gereksinimin gerçekten kritik olup olmadığını belirlemenin bir yolu olarak kullanabilirsiniz. Bir gereksinim doğrudan bir CSF ile eşleştirilemezse, bu kritik değildir.

Başarı ölçümlerini tanımlayın
Herhangi bir projeye başlamadan önce, operasyonları düzene sokarak, gelirleri artırarak, pazar payını artırarak para tasarrufu açısından başarıyı nasıl ölçeceğinizi bilmelisiniz … Başarı ölçümleri, uygulama sırasında personel için motive edici bir rol oynar, projenin yolunda devam etmesine yardımcı olur ve önemli iş hedeflerine ulaşmaya odaklanın.

Mevcut iş sürecini anlayın ve iş süreci iyileştirme fırsatları arayın
Mevcut iş sürecini anlayana kadar hazır değilsiniz. Çalışanlar yaptıklarının atipik olduğunu bilmeyebilirler. Kollarınızı sıvayın ve işi yapan insanlarla konuşun. Unutma, şeytan ayrıntıda gizlidir. Yol boyunca, katma değeriniz, iş sürecini iyileştirmenin yollarını belirlemekte olabilir.

Gereksinimlerin tanımında muğlak olmayın
Gereksinim ne kadar belirsiz olursa, belirli bir satıcının gereksinimi karşılayıp karşılamadığına dair yorum o kadar fazla olur. Elmaları elmalarla karşılaştırabilmeniz için kesin olmalısınız.

Temel işlevlerle zaman kaybetmeyin
Sistemler, temellerin iyi yapıldığı noktaya kadar olgunlaştı. Yalnızca benzersiz olan veya satıcıya göre değişebilen gereksinimlere odaklanın.

Kapsamı, bütçeyi ve zamanlamayı yönetin
Proje yönetimi, herhangi bir projenin başarısını tahmin etmede anahtar faktördür. Proje yönetimi kapsam, bütçe ve zamanlama yönetimini içerir. Sert darbeler okulunu kullanmak yerine, Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) tarafından yayınlanan gibi yapılandırılmış bir metodoloji ile çalışmayı düşünmelisiniz.

Çalışanların katılımını sağlayın
Önemli miktarda çalışan bilgisini ve çalışanların potansiyel katkısını takdir edin. Ne yazık ki, bilgi tipik olarak çalışanların kafasındadır ve onların girdilerini dahil etmek için özen gösterilmelidir. Aynı zamanda, onları sürece etkin bir şekilde dahil ediyor ve sürece katılımlarını güvence altına alıyorsunuz.

Dahili bir şampiyon atayın
Projeye bir iç şampiyon atanmalıdır. İşi yapmak için ne gerekiyorsa yapmaya hazır bir dahili şampiyonunuz olduğunda en zor projeler bile başarılı olabilir. Dahili şampiyonu, seçilen sistemle bağlılığını ve mutabakatını sağlamak için sistem seçimi projesinin başlangıcına atamak en iyisidir.

Riskleri yönetin
Potansiyel riskleri, etkilerini ve gerçekleşme olasılıklarını araştırın. İlgili tüm tarafları riskleri azaltmak için stratejiler geliştirmeye teşvik edin. Her kuruluşun, birçok soruna neden olabilecek, ancak aynı zamanda çok bilgili olan en az 1 destekçisi vardır. Muhalifler risk yönetimi sürecine dahil edilmelidir. Onların girdilerini erken alarak sorunlardan kaçınabilir ve olumsuzluklarını etkili bir şekilde sınırlandırabilirsiniz.

Yönetimin katılımını sağlayın
Projenin kapsamını iletin ve yol boyunca kritik adımlarda onay alın. Yönetim, başarı ölçümlerini geliştirmeli veya onaylamalıdır.

Satıcı seçimi
Potansiyel satıcıları belirleyin
İşinizi kaç satıcının istediğine şaşıracaksınız. Soldaki menüden erişebileceğiniz CAmagazine web sitesinde yayınlananlar gibi bir satın alma kılavuzu ile başlayın. Satıcıların Katmanlara ayrıldığını alıcı kılavuzunda göreceksiniz. En büyük şirketler genellikle en iyi Tier One ve Tier Two satıcılar tarafından sunulur. Daha küçük şirketlere, kısmen daha küçük yatırım nedeniyle, ancak aynı zamanda daha az karmaşıklık nedeniyle diğer satıcılar tarafından genellikle daha iyi hizmet verilir. Birinci Seviye ürünler genellikle çok fazla esnekliğe sahiptir ancak kurulumu, eğitilmesi ve çalıştırılması daha fazla zaman alır.
Genellikle dikey ve özel satıcılarla ilişkili daha fazla risk vardır. Bununla birlikte, faydalar potansiyel risklerden daha ağır basabilir. Potansiyel satıcıların listelerini almak için:
İnternet aramalarını kullan
muhasebecinizle iletişime geçin
meslektaşlarla iletişime geç
danışmanlarla iletişim
endüstri dernekleriyle iletişime geçin
makaleler ve reklamlar için ticaret dergilerine bakın
ticaret fuarlarına katılmak

İyi bir bayi bulun
Bayi veya Katma Değerli Satıcı (VAR) / uygulayıcı büyük bir fark yaratabilir. Genellikle, yeni sistemleri seçen şirketler, ürünü ve satıcıyı analiz etmek için çok zaman harcarlar, ancak VAR’ın yeteneklerini analiz etmek için yeterli zaman harcamazlar. VAR, satıcı tarafından atanmış olabilir ve VAR en iyi seçenek olmayabilir. Satıcıların iş ortaklarına / VAR’lara müşteri adayları atamak için iyi anlaşılmayan bir metodolojisi vardır. Listedeki bir sonraki VAR’ı alıyor olabilirsiniz. Bir VAR atandığında, satıcılar, aynı olasılık için birbirleriyle rekabet eden VAR’lara yol açabileceğinden, başka bir VAR sunma konusunda isteksizdir. Öyleyse VAR için biraz ön tarama yapın. Daha da iyisi, tanıdığınız birinden VAR’ın adını alın.

Teklif İsteği (RFP) yayınlama
Bir RFP, ihtiyaçlarınızı satıcılara eşit şekilde iletmek ve kısa bir satıcı listesi oluşturmak için iyi bir araçtır. Satıcılardan maliyet, teknoloji, müşteri tabanı, geliştirici ve uygulayıcı nitelikleri ve benzer müşterilerle ilgili soruları yanıtlamalarını isteyin. Satıcıların her bir gereksinime mevcut sürümde “7” gibi bir sayı ile yanıt vermesini ve tahmini olarak alıntı yapmasını, mevcut sürümde “6”, 6 ay sonra “5”, “4” küçük değişiklik veya geçici çözüm, “3” üçüncü parti, “2” bir yıl içinde mevcut, “1” büyük değişiklik veya geçici çözüm, “0” mevcut değil. Her gereksinimin önceliğini satıcı yanıtına kadar genişleterek ve ardından sonuçları toplayarak, size her satıcı için uygunluğun yakınlığını gösteren bir puan alırsınız.

Gösterilere katılın
Satıcılar artık Kritik Başarı Faktörlerinizi ve temel gereksinimlerinizi bilmeli ve zamanın uygun şekilde tahsis edilmesi için bir gündem verilmelidir. En fazla 4 gösteriye katılmalı ve süreyi 2-3 saat ile sınırlamalısınız. Her bir katılımcıdan, gündemdeki her konu için ne kadar iyi performans gösterdiklerini (-10 ila +10) ve önemini (1 ila 10) belirtmenin yanı sıra önemli güçlü ve zayıf yönlerini belirlemelerini isteyin.

Çağrı referansları
Ne kadar çok şey öğrendiğinize ve bazı satıcıların müşterilerini ne kadar az tanıdığına şaşıracaksınız. Buraya tıklayarak elde edilebilecek kontrol listemiz gibi sorulacak soruların bir kontrol listesine sahip olun. Herhangi bir soru sormadan önce referansa biraz kendinizden bahsedin, böylece sizinle bir düzeyde rahatlasınlar.

Sistemin sizin için çalışacağını kanıtlayın
Tüm sistem boyunca işlenmesi gereken örnek işlemleri içeren bir betik hazırlayın. Senaryo, şirketinizin hayatının bir günüdür, örnek belgeler ve raporlar ile en önemli iş süreçlerini içerecektir. 1-2 satıcıdan bir konsept kanıtı hazırlamasını isteyebilirsiniz. Bu, hem satıcılar hem de gösteriye katılmanız için zaman alan bir görevdir. Ancak, yalnızca işinizi kazanma olasılığı en yüksek olan satıcılara odaklanıyorsunuz.

Fiyat ve sözleşmeyi müzakere edin
Alıcının pazarı. İlk fiyat teklifinden en az% 10 indirim alacaksınız. Satıcıların çoğu, daha düşük bir fiyata makul bir çözüm sunabilecek bir rakibe karşı kaybedebileceklerini bildiklerinde rekabetçi fiyatlar sunar.

Toplam Sahip Olma Maliyetini (TCO) öğrenin
Karar vermeden önce lisans ücretleri, uygulama, destek, donanım, ağlar ve iletişim dahil tüm maliyetleri anlamanız gerekir. Daha sonra sürpriz olmamalı. TCO hakkında daha fazla bilgi için burayı tıklayın.

Toplantı Odası Pilotu Yapın
Birçok seçeneği anlamak için sistemle çalışmanız gerekir. Çeşitli geçici çözümleri daha iyi anlayana kadar bir özelleştirme gerektiğini düşünebilirsiniz. Satıcının özelleştirmelerle ilgili bir fikri vardır, ancak büyük olasılıkla bir şartname oluşturmamış veya size kesin bir fiyat teklifi vermemiştir. Yönetim kurulu pilotunu, satıcının gereksinimlerinizi anlamasının ve bir sözleşme imzalamadan ve yazılımı satın almadan önce sistemi daha iyi anlamanızın bir yolu olarak kullanın. Satıcılara zamanları için ödeme yapmanız gerekecektir. Yönetim kurulu pilotunun çıktılarından biri olarak sabit bir fiyat almalısınız.

Uygulama
Business Case Foundation
Seçim sürecinde bilmeniz gerekenleri unutmayın. Kritik Başarı Faktörlerini (CSF’ler) zaten anlamış olmalısınız. CSF’ler, başarılı olmak için iyi yapmanız gereken şeyler olarak tanımlanır. Ayrıca, başarı ölçümlerini tanımlamış olmalısınız. Herhangi bir projeye başlamadan önce başarıyı nasıl ölçeceğinizi bilmelisiniz. Başarı ölçümleri, uygulama sırasında personel için bir motive edici görevi görür ve projenin yolunda gitmesine ve CSF’lere odaklanılmasına yardımcı olur. Sistem seçimi için yapmamış olsanız bile, çok geç değil.

İş Süreci İyileştirme
Mevcut iş sürecinizin işi bitirmenin en iyi yolu olduğunu varsaymayın. Daha da kötüsü, yeni sistemi daha önce yapılanı tam olarak yapacak şekilde değiştirmekte ısrar etmeyin. Öncelikle, mevcut iş sürecinin anlaşıldığından emin olun. Kollarınızı sıvayın ve işi yapan insanlarla konuşun. Aktivitelere ne kadar zaman harcandığını söylemelerini isteyin. 1 kişinin günde 15 dakika harcaması ciddi görünmeyebilir – ancak yıl boyunca aynı şeyi 10 kişi yaparsa bunun maliyeti nedir? Saatte 25 dolar ve yılda 1.800 saat ya da iş olduğunu varsayarsak, bu küçük sorun şirkete yıl için 112.500 dolara mal oldu.

Proje Yönetimi
Proje yönetimi, herhangi bir projenin başarısını tahmin etmede kilit bir faktördür. Proje yönetimi kapsam, bütçe ve zamanlama yönetimini içerir. Sert darbeler okulunu kullanmak yerine, Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) tarafından yayınlanan gibi yapılandırılmış bir metodoloji ile çalışmayı düşünmelisiniz. İyi bir proje yöneticisi üst yönetimden destek alır ve zor olabilir. Proje yöneticisi herkesi memnun etmek istiyorsa, o doğru kişi değildir.

İç Şampiyon
Projeye dahili bir şampiyon atanmalıdır. İşi yapmak için ne gerekiyorsa yapmaya hazır bir dahili şampiyonunuz olduğunda en zor projeler bile başarılı olabilir.

İşçi katılımı
Birçok nedenden dolayı onların katılımına ihtiyacınız var. Bu olmadan, yalnızca onların bildiği kritik iş sürecini kaçırma riskiyle karşılaşabilirsiniz. Ve psikolojik bileşen de aynı derecede önemlidir. İnsanlar genellikle değişim tehdidi altındadır. Onları dahil ederek, destekleyici olma olasılıkları daha yüksektir.

En iyi insan
En iyi çalışanlarınızın uygulamaya dahil olmasını istiyorsunuz. Meslektaşlarının güvenine sahipler, işi iyi biliyorlar ve genellikle doğru tutuma sahipler. Uygulama zaman alacak. Normal iş yükünü azaltmalısınız.

Risk yönetimi
Potansiyel riskleri, etkilerini ve gerçekleşme olasılıklarını araştırın. İlgili tüm tarafları riskleri azaltmak için stratejiler geliştirmeye teşvik edin. Her kuruluşun, birçok soruna neden olabilecek, ancak aynı zamanda çok bilgili olan en az 1 destekçisi vardır. Muhalifler risk yönetimi sürecine dahil edilmelidir. Onların girdilerini erken alarak sorunlardan kaçınabilir ve olumsuzluklarını etkili bir şekilde sınırlandırabilirsiniz.

İletişim kurmak
İnsanları karanlıkta tutmayın. Resmi, gayri resmi ve sık iletişim kurun.

Eğiticilerin Eğitimi
Bu, eğitim maliyetlerini düşürmenin ve çalışanları sistemi bilmeye zorlamanın iyi bir yoludur. Bir konuyu öğrenmenin en iyi yolu onu öğretmektir.

Kapsamlı Prototipleme
Yeni bir sistemin kurulumunda kurulum seçenekleri, dönüştürme, entegrasyon ve özelleştirme dahil birçok seçenek vardır. Prototip tamamlanana kadar yinelemeli bir işlem gereklidir. Doğru anlamanız birkaç kez alabilir. Raporlar ve kontroller dahil olmak üzere sistem üzerinden işlemlerin küçük, temsili bir örneğini alın. Herkes hazır olmadan canlı yayına girmeyin.

Özelleştirmelere Dikkat Edin
Özelleştirmeler ısırabilir. İlk lokma, uygulamayı yavaşlatması ve maliyetlerin yükselmesidir. İkinci ısırık, en yeni sürüme yükseltmek istediğinizde gerçekleşir. Bu, bazı özelleştirmelerin garanti edildiği ve ikna edici bir iş durumu olduğu anlamına gelmez.

Yaklaşımda aşamalı
Bir de hepsini aynı anda yaptığınızda büyük patlama teorisi denen bir şey var. Bence ismini aldı çünkü herkes birbirini vurdu. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler, hepsini aynı anda yapacak insan gücüne sahip değil.

Uygulama Sonrası İnceleme
Hatalarınızdan ders alın ve her zaman iyileştirme için yeriniz olsun.