Daha İyi İş Mektupları Nasıl Yazılır

İş mektupları yazmak unutulmuş bir sanattır. İnternet bizi tembel yazarlar yaptı. Birkaç tuş vuruşuyla, içerik hakkında çok fazla düşünmeden, biçimlendirmeyi çok azaltmadan kısa bir e-postayı başlatabiliriz. Hiç kendi e-postalarınızı gözden geçirip yazım hatalarını, eksik cümleleri, biçimlendirme hatalarını ve gramer hatalarını keşfettiniz mi? Genellikle tembel yazılarımızın e-postalarımızı nasıl olumsuz etkilediği konusunda hiçbir şey düşünmeyiz; diğer insanlar bize her zaman aynı tür önemsiz e-postalar gönderir. Ancak yine de, kötü e-postalar yazmak, çevrimiçi veya çevrimdışı olarak her zaman tembel yazarlar olmak için bize bahane vermemelidir.

İş mektupları yazmak, bir iş adamının sahip olabileceği en iyi becerilerden biri olabilir, özellikle de çok az insanın sahip olduğu bu zamanlarda. Aşağıdaki ipuçları, daha iyi iş mektupları oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Bu ilkeleri, hem format, hem stil hem de ton açısından daha iyi iş e-postaları yazmak için uyarlayabilirsiniz.

BİLEŞENLER VE BİÇİMLENDİRME

Tüm iş mektupları, bu sırada aşağıdaki unsurlardan oluşur:

Tarih
Alıcıların adı ve adresi
Selamlama
Açılış paragrafı
Vücut
Kapanış paragrafı
Kapanış
Adınız ve adresiniz

Biçimlendirme stili, bu öğelerin sayfada nasıl konumlandığını belirleyecektir. En yaygın üç biçimlendirme stili şunlardır:

BLOK: Mektubun her bölümü sola yaslanmıştır ve çift aralıklı paragraf sonları dışında metin tek aralıklıdır.

DEĞİŞTİRİLMİŞ BLOK: Açılış, gövde ve kapanış paragrafları sola dayalı ve tek aralıklıdır, ancak tarih, kapanış ve selamlama ortaya hizalıdır.

YARI BLOK: Her paragrafın girintili olması, sola yaslanmış olmaması dışında, tamamen değiştirilmiş blok gibidir.

Hangi stili seçerseniz seçin, yazı tipini de göz önünde bulundurmanız gerekir; süslü yazı tipleri bazen okunamaz olduğundan seçiminiz önemlidir. En yaygın kullanılan ve yaygın olarak kabul edilen yazı tipi Times New Roman, boyut 12’dir. Okunabilir, profesyonel ve evrensel olarak iş mektupları için kullanılır. Bununla birlikte, burada özgürlükleri almak olasılık alanının dışında değildir; gerçekten herhangi bir okunabilir yazı tipini (Arial, Verdana, Helvetica) kullanabilirsiniz, ancak her zaman alıcınızın ne görmek istediğini düşünün.

AÇILIŞ PARAGRAFI

İş mektubunuzun ana amacı okuyucuların dikkatini çekmek ve tutmak olduğu için, alıcıların dikkatini çekmeniz gereken ilk (ve bazen tek) fırsata odaklanmanız gerekir. Açılış aynı zamanda tüm mektubun tonunu da belirler, bu nedenle mümkün olduğunca güçlü ve karakteristik olmalıdır.

Doğrudan konuya gelin. Alıcınızın bir sürü gereksiz bilgiye ihtiyacı yoktur, özellikle de hemen önden. Onlarla ilgisi yoksa veya sıkıyorsa, okumayı bırakacaklardır.

DONT, yazdığım gibi klişeleşmiş ifadelerle başlamayın çünkü … veya … ile ilgili olarak …. Bu, nereden başlayacağınızı bilmediğiniz gibi görünüyor. Gerçek mesaj bu cümlelerin sonrasına kadar başlamayacak, öyleyse neden gereksiz ve yaratıcı olmayan kelimeleri ortadan kaldırmayalım?

Güçlü, aktif fiiller KULLANIN. Bu, okuyucuya odaklanmayı sürdürür ve mektubu çok daha ilginç hale getirir. Örneğin, bu teklifi yazmak yerine size kısa bir süreliğine uzatılıyor, deneyin kısaca bu teklifi size uzatıyoruz. Ne kadar kolay olduğunu gördün mü?

DONT uzun soluklu olsun. Açılışı kısa ve öz tutun, mümkün olan en iyi kelimeleri kullanın ve okuyucuyu asla mektubun amacı için çalıştırmayın.

VÜCUT

Bu, açılışta ortaya atılan fikirleri tam olarak açıklayacağınız mektubun etidir. Burada ivme kaybetmek kolaydır, ancak bu bölüm açılış kadar güçlü olmalıdır.

Konuşmak gibi yaz. Bu, gayri resmi argo veya küfür kullanmak anlamına gelmez, ancak basmakalıp ve sıkıcı olduğunda neden iş konuşmasına geçelim? Muhtemelen, 19. yüzyıl İngiliz beyefendisi değilsiniz, bu yüzden öyle yazmayın! Bir konuşma yapın, ancak saygılı bir üslup kullanın ve şeyleri gerçekte nasıl söylediğinize benzer şekilde ifade etmeye çalışın.

DONT puan kaybetmez. Yüz yüze sohbet için ayrılıkları kaydedin. Okuyucuların ilgisini burada tutmak için kısa bir süreniz var ve yanlış cümleler, okuyucunuza sadece esnemesi ve mektubu yere bırakması için zaman verecektir. Yazmadan önce yapmanız gereken noktaları listeleyin ve bunlara bağlı kalın.

İlgili bilgileri bir arada TUTUN. Sonuncuyu bitirene kadar başka bir noktaya geçmeyin ve konuları gelişigüzel dağıtma dürtüsüne direnin. Daha azı olursa, odaklanma duygusu olmadan başıboş gibi görünürsünüz.

Bilgiçlik taslamayın. Elbette, kelime dağarcığımızı göstermek güzel, ancak daha küçük bir kelimenin daha etkili ve okunabilir olması durumunda bu büyük kelimenin çok az anlamı var. Eşanlamlılar sözlüğünü bir kenara bırakın ve tanıdık bir dil kullanın.

KAPANIŞ PARAGRAFI

Bu paragraf, okuyucunuzun göreceği son cümle dizisidir, bu nedenle mektubun geri kalanı kadar güçlü olması gerekir.

Kısa tutun. Kapanış paragrafı, zaten yazdıklarınızı basit bir dille ifade ettiğiniz için mektubun en kısa kısmı olabilir. Puanınızı yeniden belirtin ve imzalayın.

DONT fışkırtıyor. Kapanış paragrafının hızlı bir şekilde ölmesine izin vermek ya da sırf geri kalanı üzerinde çok çalıştığınız için diğer cümlelerin tam bir kopyası olması cazip geliyor. Bu dürtüye direnin – sonu güçlü tutun ve konuşma tonunuzu koruyun.

Niyetiniz konusunda net olun. Bir e-posta yanıtı veya bir iş toplantısı arıyorsanız, bunu netleştirin. Okuyucunun onlardan ne istediğinizi veya buradan nasıl ilerleyeceği konusunda çok az fikri varsa, mektubunuzun amacı kaybolacaktır.

Trite olsun. Şimdiden teşekkür ederiz … veya Lütfen aramaktan çekinmeyin … gibi tipik klişe sonlardan kaçının; bu iş mektubunu zayıf bir şekilde bitirir. Tipik iş diline düşmeden olabildiğince doğrudan ve yaratıcı olun.