Daha İyi Bir Not Nasıl Yazılır

Boyut önemli değil. Notta durum böyledir. Nispeten kısa bir belgenin bu kadar büyük bir acıya dönüşebilmesi şaşırtıcı değil mi? Notlar gözden kaçan bir ofis belgesidir. Bir kağıttaki en az kelime miktarının onu en az önemli hale getirdiğini varsayıyoruz. Ne kadar yanılıyoruz. Notlar, Brad Pitt tarafından imzalanmış on sayfalık bir iş mektubu kadar önemlidir. Kötü yazılmış bir not, okuyucular için rahatsız edici olabilir (gerçekten sadece işe geri dönmek isteyen) ve gönderene zarar verebilir (bu kadar dikkatsizce nasıl çıktığı hakkında hiçbir fikri olmayan). Kısa ve etkili notlar yazmayı öğrenmek, herhangi bir iş adamı için hayati bir beceridir. Aşağıdaki ipuçları size zorlu, okunabilir bir notu nasıl oluşturacağınızı gösterir.

KISA OL, AMA TATLI

Notlarla ilgili en yaygın sorun uzunluklarıdır. Konu ne olursa olsun, bir not asla iki sayfadan fazla olmamalıdır; artık ve not bir rapor gibi dağılmaya başlıyor. Bölümdeki herkesi kınamadığınız sürece, agresif veya kaba davranmanız için hiçbir neden yoktur. Kısa tutun, kibar olun ve konuya olabildiğince çabuk gelin.

CLICH’DEN UZAK DURUN

Rahatsızlıktan dolayı özür dileriz … ve lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin … sadece klişe değil, belirsiz bir şekilde kalpsizler. Bu tür basmakalıp cümleleri kullanmak, okuyucularınıza onu farklı bir şekilde ifade edecek veya uzaktan kişisel olacak kadar önemsemediğinizi gösterir. Deneyin Bunun için üzgünüz … veya bunun yerine beni arayın … Unutma, bu insanları tanıyorsun – böyle davran!

NOKTAYI HEMEN YAPIN

Okuyucudan neye ihtiyacınız olduğuna dair belirsiz bir sonuca varmadan önce bir sorunu uzun uzadıya tartışmak yerine, ilk cümlenin konusuna gelin. Okuyucularınız, onlardan ne istediğinizi zaten biliyorlarsa okumaya devam etme olasılıkları daha yüksek olacaktır.

İNSANLARA ODAKLANMA

Pasif fiiller kullanmaktan kaçının; nadiren zamir içeren cümlelerden kaçının. Ben, siz, biz ve bizim sık sık kullanarak notunuzu hem okuyucuya hem de kendinize odaklayın. Çok daha doğrudan ve kişiseldir ve okuyucunun vaaz vermek yerine onlarla birlikteymişsiniz gibi hissetmesini sağlar.

KONUŞMALI TUTUN

Konuşurken veya en azından olabildiğince yakından yazmaya çalışın. Kısa cümleler, tanıdık kelimeler ve kısaltmalar kullanın. Notunuzu yazdıktan sonra yüksek sesle okumayı deneyin; sana benziyor mu Bunları gerçekten söyler misin? Değilse, en yakın yaklaşımı elde edene kadar revize edin. Kelimelere dayalı cümlelerle okuyucudan asla uzaklaşmayın.

İHTİYAÇLARINIZI ÖZEL HALE GETİRİN

Okuyucudan neye ihtiyacınız var? Ne zaman ve nasıl ihtiyacınız var? Notunuzu noktaların bir özetiyle kapattığınızdan emin olun, ancak aynı zamanda tam olarak ne istediğiniz konusunda mümkün olduğunca spesifik olun; okuyucuyu asla tahmin yürütmeye bırakmayın. Saat 14: 00’e kadar e-posta ile yanıt almanız gerekiyorsa, bunu söyleyin. Burada olabildiğince kibar olun; hiçbir şey okuyucuyu bir yanıt için bağırılmaktan daha fazla rahatsız edemez.