BT Proje Yönetişimi ve Prince2 Proje Yönetimi: Büyük BT Yatırımları Nasıl Raylarda Tutulur?

Günümüzün hızla değişen bilgi ekonomisinde, BT proje yönetişimi en hayati kurumsal sorumluluklardan biri olarak ortaya çıkmıştır. Aynı anda maliyetleri düşürürken yenilik yapma yönündeki amansız baskı, kuruluşların yeni BT sistemlerinin başarılı bir şekilde geliştirilmesi ve devreye alınması konusunda giderek daha fazla bahse girdiği anlamına geliyor. Bununla birlikte, iş ortamı artık o kadar hızlı gelişiyor ki, projelerin dayandığı orijinal varsayımlar, genellikle projeler tamamlanmadan önce ölümcül bir şekilde zayıflayabilir. Çoğu işletmenin kalbinde teknoloji bulunduğundan, yaşam döngüleri boyunca bu tür projeler üzerinde sıkı yönetim ve yönetim kurulu kontrolünü sürdürme yeteneği, hangi işletmelerin başarılı olduğunu ve hangi kurucuyu belirlemede belirleyici bir faktör haline geldi. Bu zorluğa yanıt olarak, Prince2 proje yönetimi, BT projelerinin yolda kalmasını ve gerçek değer sunmasını sağlamak için dünyanın önde gelen metodolojisi olarak ortaya çıktı.

Hiçbir büyük ölçekli veya iş açısından kritik öneme sahip proje hiçbir zaman bağımsız olarak yönetilmemelidir. Organizasyon genelinde fonksiyonların katılımını dahil etme ve güvence altına alma ihtiyacı, bir proje yönetişim yaklaşımının gerekli olduğu anlamına gelir. Proje yönetimi bu kapsamdaki temel disiplin olsa da, proje yönetişiminin kapsamı daha geniştir ve birbiriyle bağlantılı altı hedefi vardır:
1. Proje ve iş uyumu yoluyla gerçek iş değeri sağlamak.
2. Merkezileştirme yoluyla maliyetleri kontrol etmek.
3. Özellikle yüksek değerli kaynakların kaynak tahsisini maksimize etmek.
4. Portföy dengeleme yoluyla risk yönetimi.
5. En iyi uygulamanın tek tip uygulaması.
6. Örgütsel tutarlılık.

BT kararları, bir kurumu önemli finansal, operasyonel ve rekabetçi risklere maruz bırakır, bu nedenle proje yönetişiminin, herhangi bir bireyden ziyade bir bütün olarak yönetim kurulu için bir endişe olması önemlidir. Kurul, proje risklerinin organizasyonun stratejik planlama ve risk yönetimi çerçevesi içinde değerlendirilmesinde ısrar etmeli ve doğru yatırım ve yönetim kararlarının alınmasını sağlamalı, böylece rekabet avantajı artırılabilir ve ölçülebilir iş değeri sağlanabilir.

Kurulların proje yönetişim sorumlulukları şu şekilde özetlenebilir:
Ürün başlatmayı onaylamak için, proje portföyünü yönetin ve düşük performans gösteren projelerin fişini çekin.
Bir veya daha fazla icracı olmayan yönetim kurulu üyesini özellikle proje yönetişimini denetlemekten sorumlu kılmak. Programa (veya büyük proje) yönetim kurulu toplantılarına katılmak dahil olmak üzere tüm iş BT projelerinde bağımsız ve bilgilendirilmiş ilerlemenin denetimine sahip olmalıdırlar.
Açıkça tanımlanmış kritik başarı faktörleri, düzenli kilometre taşları ve devam / devam et kontrol noktaları ile kritik bir yol analizine dayanan ayrıntılı, titizlikle test edilmiş proje planları ile her seviyede net hesap verebilirlik sağlamak.
Her proje teklifinin, titiz analize dayanabilecek açıkça ifade edilmiş varsayımlarla, bağımsız denetime dayanabilecek, tamamen maliyetlendirilmiş bir tahmin içeren tam bir iş senaryosu içermesini sağlamak.
Bir portföyün parçası olarak tüm BT ile ilgili projeleri yönetmek.
Tanınmış bir proje yönetimi metodolojisini benimsemek ve uygulamak.
Kurumsal düzeydeki risk işleme gereksinimlerini yansıtan program ve proje düzeyinde açıkça tanımlanmış bir risk yönetimi planı benimsemek.
İlerleme kurulunu bilgilendirmek ve kritik başarı faktörlerinden herhangi birinde sapma veya kayma konusunda erken uyarı sağlamak için bir izleme çerçevesi oluşturmak.
Finansmanı yalnızca aşamalı olarak taahhüt etmek.
İç denetimin, proje ilerlemesi, kayma, bütçe, gereksinim özellikleri ve kalite gereksinimleri hakkında düzenli, zamanında ve kesin raporlar sunma konusunda doğrudan kurula karşı sorumlu ve sorumlu olmasını sağlamak. Proje ayrışmasının olduğu durumlarda, yönetim kurulu, farklılığın nedeni tam olarak çözülene kadar daha fazla fon ayırmamalıdır.

Bir proje yönetimi metodolojisi seçerken, kuruluşun proje hedeflerine ve geliştirme ortamına uygun bir yaklaşım seçmesi gerekir. Açık farkla en popüler metodoloji, Birleşik Krallık Devlet Ticaret Ofisi tarafından geliştirilen PRINCE’in (‘Kontrollü Ortamlarda Projeler’) halefi olan Prince2’dir. PRINCE başlangıçta BT projeleri için geliştirilmiş olsa da, Prince2 proje yönetimi önemli geri bildirimler içeriyor ve artık her tür proje için genel, en iyi uygulama yaklaşımıdır. 1989’daki tanıtımından bu yana, Prince2 proje yönetimi hem kamu hem de özel sektörde yaygın olarak kullanılmaktadır ve şu anda fiili bir küresel standarttır.

Prince2 proje yönetimi, bir projeyi mantıklı ve organize bir şekilde yönetmek, açıkça tanımlanmış adımları ve iyi anlaşılmış rolleri ve sorumlulukları takip etmek anlamına gelen yapılandırılmış bir metodoloji kullanır. Aşağıdaki özellikleri herhangi bir projeye sunarak bir proje yönetişim rejiminin gereksinimlerini mükemmel şekilde karşılar:
Kontrollü ve organize bir başlangıç, orta ve son
Plana ve iş vakasına karşı ilerlemenin düzenli olarak incelenmesi Esnek karar noktaları
Plandan herhangi bir sapmanın otomatik yönetim kontrolü
Proje süresince doğru zamanda ve doğru yerde yönetimin ve paydaşların katılımı
Proje, proje yönetimi ve organizasyonun geri kalanı arasında iyi iletişim kanalları.

Prince2 proje yönetiminin etkinliği, başarıyla yönetilen bir projenin ne olması gerektiğini tanımlayan dört temel taşından kaynaklanmaktadır:

Planlanan: Prince2, bir proje için başlangıçtan kapanışa kadar gereken tüm faaliyetleri kapsayan bir dizi sürece sahiptir. Bu süreç tabanlı yaklaşım, her tür projenin yönetimi için kolayca uyarlanmış ve ölçeklenebilir bir yöntem sağlar. Her süreç, ulaşılması gereken spesifik hedefler ve gerçekleştirilecek faaliyetler ile birlikte temel girdi ve çıktıları ile tanımlanır.

Kontrollü: Prince2 proje yönetimi, bir projeyi yönetilebilir aşamalara bölerek kaynakların verimli kontrolünü ve baştan sona düzenli ilerleme izlemeyi sağlar. Bir projeyi yönetmek için çeşitli roller ve sorumluluklar tam olarak tanımlanmıştır ve projenin boyutuna ve karmaşıklığına ve organizasyonun becerilerine uyacak şekilde uyarlanabilir.

Sonuç odaklı: Prince2 kullanarak proje planlaması ürün tabanlıdır, bu da proje planlarının gerçekte sonuç vermeye odaklandığı ve sadece projedeki çeşitli faaliyetlerin ne zaman yapılacağıyla ilgili olmadığı anlamına gelir.

Ölçüldü: Prince2 kullanan herhangi bir proje, kuruluşların teslim edilecekler veya sonuç için gerekçelerini, taahhüdünü ve gerekçesini açıklayan iş senaryosu tarafından yönlendirilir. İş vakası, projenin yaşam döngüsü boyunca sıklıkla değişen iş hedeflerinin hala karşılanmasını sağlamak için proje sırasında düzenli olarak gözden geçirilir.

Prince2 proje yönetiminin dünyanın önde gelen metodolojisi haline gelmesinin açık nedenleri vardır. Tüm proje türlerinin yönetimi için en iyi uygulama yaklaşımına ek olarak, haftada yaklaşık 800 kişi Prince2 proje yönetimi sınavlarına girmektedir ve tüm eğitimler akredite kuruluşlar tarafından yürütülmektedir. Hem kamu hem de özel sektörde yaygın olarak kullanılmaktadır ve popülerdir ve birçok farklı pazar ve işletmedeki tüm proje türlerine kolayca uyarlanabilir. IT yatırımını yönetme konusunda ciddi olan herhangi bir kuruluş için Prince2 proje yönetimi doğal seçimdir.