Evlerimizin dışında bir ofis yapısı olmadan, işle ilgili her şeyi evin her yerine dağıtmak kolaydır. Hala işimizi zamanında ve verimli bir şekilde tamamlamamız gerekiyor. Sonuçta, çalışmaya ne kadar az zaman harcarsak, ailemizle o kadar çok zamanımız olur. Organize bir ev ofisi daha hızlı ve daha keyifli bir iş günü geçirmenizi sağlayacaktır. İşte sizi ve ev ofisinizi organize etmek için birkaç fikir.
1) Ev ofisiniz var mı? Tüm bir odaya ihtiyacınız yoktur, ancak tüm ofis ihtiyaçlarınızı ve dosyalarınızı içeren iyi tanımlanmış bir alana sahip olmanız gerekir.
Yatak odanızda dosyalarınızı, kağıtlarınızı, kalemlerinizi, hesap makinenizi ve tabii ki bilgisayarınızı tutacak bir masa, özellikle başlangıçta işe yarayacaktır.
Ofisiniz yemek masası, mutfağınızdaki çekmecelerin bir kısmı, bodrum katında bir dosya dolabı ve yatak odasındaki bilgisayardan oluşuyorsa her şeyi tek bir noktada organize etmeyi düşünebilirsiniz.
Belirli bir belgeyi aramak için çok zaman mı harcıyorsunuz, onu bulmak için odadan odaya mı koşuyorsunuz? Tüm dosyalarınızı ve kağıtlarınızı tek bir merkezi konuma, tercihen işinizin çoğunu yapıyorsanız bilgisayara yakın bir yere taşımayı düşünün.
2) Kişisel dosyalarınızı ve kağıtlarınızı iş eşyalarınızdan ayrı tutun.
Sonunda kişisel faturalarınızı, dergilerinizi ve okul sonrası çocuk programınızı karıştırmadan uğraşmak için yeterli evrak işine sahip olacaksınız. Ev ofis alanınızın dışında bir yerde olanlar için ayrı bir yer oluşturun.
3) Sizin için çalışan bir dosya sistemi oluşturun. Unutmayın, başka biri için çalışıyor olabilirsiniz, ancak ev ofisiniz söz konusu olduğunda, kendi kendinizin patronusunuz.
Belirli bir dosya veya kağıt parçasını nasıl aradığınızı düşünün. Onu bulmanın en kolay yolu ne olacak? Ardından sizin için çalışan bir dosya sistemi oluşturun. Merak etmeyin, ilk seferde doğru yapmazsanız, her zaman başvurabilir ve tekrar deneyebilirsiniz. Er ya da geç, sizin için doğru olan bir sistem bulursunuz.
4) Çalışma alanınıza iyice bakın. Etrafta kağıt yığınları, dosyalar, postalar, disketler ve CD’ler var mı? Başka bir şeyin biriktiğini fark ettiniz mi? Birkaç saat ayırın ve her şeyi bir kenara koyun. Yeni dosya sisteminizi kullanın ve başka her şey için ev bulun.
5) Artık ofisinizi organize ettiğinize göre, iş gününüzün sonunda bu şekilde kalması için birkaç dakika ayırın. Temiz, boş bir masa ile güne işten ayrılmaya çalışın. Ertesi sabah takdir edeceksiniz. Bu aynı zamanda bir daha büyük kağıt yığınlarına rastlamanızı da engelleyecektir.
6) Ofisinize kişisel bir dokunuş katın. Çocukların bazı resimlerini getirin; güzel bitkiler, ilham verici alıntılar veya aklınıza gelebilecek başka herhangi bir şey ekleyin, ofisinizi çalışmak için hoş bir yer haline getirecek. Değer verdiğiniz bir yerse, temiz ve düzenli tutun. Bu yüzden özel bir ofis dekoru için biraz savurganlık yapın.
7) Bilgisayarınızdaki dosyalar hakkında konuşalım. Çevrimiçi bir belge ararken, bir kağıt parçası için olduğu kadar çok zaman ayırabilirsiniz. Bilgisayarınız hem iş hem de kişisel kullanım için kullanılıyorsa, bir çalışma klasörü oluşturun ve belirli işverenler, projeler vb. İçin alt klasörler kullanın.
Yine, sizin için çalışan bir dosya sistemi bulun ve iş dosyalarınızı kişisel dosyalarınızdan ayrı tutun. Bu, özellikle diğer aile üyeleri de bilgisayara erişiyorsa önemlidir. Durum böyleyse ve Windows XP kullanıyorsanız, yalnızca iş için ayrı bir kullanıcı hesabı ve onu korumak için parola oluşturmanızı şiddetle tavsiye ederim. Bu, diğer aile üyelerinin iş dosyalarınızı yanlışlıkla değiştirmesini veya silmesini önleyecektir.
8) Normal dosyalarınıza ek olarak, e-postalarınızı da düzenli tutmak istersiniz. Dürüst olalım, hızlı bir şekilde ihtiyacımız olan bazı hayati bilgileri içeren belirli bir e-postayı aramak için zaman harcadık. Farklı müşteriler ve projeler için klasörler oluşturmak benim için iyi çalıştı, ancak yine sizin için çalışan ve ona bağlı kalan bir sistem bulun. E-postayı okur okumaz sıralayın. Uygun klasöre bırakmak yalnızca bir veya iki saniye sürer, ancak daha sonra bulmanız gerekirse size çok zaman kazandıracaktır.
9) Artık iyi bir dosyalama sisteminiz (hem fiziksel hem de dijital) olduğuna göre, dosyalarınızı temizlemek için birkaç ayda bir (veya uygunsa haftada) biraz zaman ayırın. Hem dosya dolabımızda hem de sabit diskimizde artık ihtiyacımız olmayan çok sayıda belgeyi hızlı bir şekilde biriktirebiliriz. En azından, dosyalarınızı yılda iki kez temizlemeye çalışın.
10) Artık ofisiniz organize edildiğine göre, zamanınızı organize etmeye de bir göz atmak isteyebilirsiniz. Yine, sizin için iyi çalışan bir sistem bulun.
Ofisinizi ve kendinizi daha organize hale getirmek için bu fikirlerden birkaçıyla başlamanızı tavsiye ederim. Dosya, kağıt veya zımba aramadan ne kadar zaman kazanacağınıza şaşıracaksınız. Çok geçmeden, organize bir ev ofisi olmadan nasıl çalıştığınızı bilemeyeceksiniz.
GIPHY App Key not set. Please check settings